Sistema de Escrituração Fiscal

SEF I ou SEF 2003

A Lei n° 12.333/2003 foi regulamentada pelo Decreto n° 25.372/2003 e os procedimentos para a utilização do Sistema de Escrituração Fiscal (SEF), denominado SEF I ou SEF 2003, estão estabelecidos na Portaria SF n° 73/2003, para períodos até agosto de 2012, uma vez que a vigência do SEF I ou SEF 2003 é de 01.01.2003 a 31.08.2012.

O arquivo SEF I ou SEF 2003 é composto por:

SEF II ou SEF 2012

Objetivando ampliar o alcance e aperfeiçoar a qualidade do Sistema de Escrituração Contábil e Fiscal, a SEFAZ/PE criou o SEF II ou SEF 2012, agregando mais informações à escrituração dos contribuintes inscritos no regime normal de apuração do ICMS, no conjunto de contribuintes obrigados a informar o SEF II ou SEF 2012.

O arquivo SEF II ou SEF 2012 é composto por:

** O livro RUDFTO não faz parte do bloco de informações a serem prestadas através do SEF II ou SEF 2012, porque suas informações mais importantes são feitas de forma manuscrita por auditores fiscais, pelo próprio contribuinte e outras pessoas autorizadas.

Desta forma, foi publicado do Decreto n° 34.562/2010, cujos procedimentos para utilização do Sistema de Escrituração Fiscal (SEF), denominado SEF II ou SEF 2012, estão estabelecidos na Portaria SF n° 190/2011, para os períodos de setembro de 2012 em diante.

Salienta-se que os arquivos SEF referentes aos períodos fiscais anteriores à vigência do Decreto n° 34.562/2010, ou seja, até agosto de 2012, deverão ser entregues à SEFAZ, nos termos do Decreto n° 25.372/2003, e alterações, não sendo a eles aplicadas as novas disposições introduzidas pelo Decreto n° 34.562/2010.

A partir do período fiscal setembro de 2012, todos os contribuintes obrigados à transmissão do SEF I ou SEF 2003, devem gerar o seu arquivo digital utilizando o programa SEF II ou SEF 2012.

Sistema Emissor de Documentos Fiscais (eDoc 2012)

Ainda com o objetivo de aprimorar os sistemas de informação da SEFAZ, foi desenvolvido o programa eDoc 2012, que realiza a importação/validação de dados de documentos fiscais emitidos em outros sistemas e que possibilitará a emissão de documentos fiscais também em meio digital. Desta forma, o eDoc 2012 proporciona a captura e emissão de documentos fiscais em meio digital e serve como preparação para a escrituração fiscal.

Nessa perspectiva, a partir do período fiscal setembro de 2012, os contribuintes obrigados a informar itens de documento no SEF I ou SEF 2003 deverão fazê-lo através do programa eDoc 2012, que conterá os registros dos documentos fiscais relativos às operações sujeitas ao ICMS.

Desta forma, diferentemente do SEF I ou SEF 2003, no SEF II ou SEF 2012 ficam independentes a importação/validação e emissão de documentos fiscais (eDoc 2012) do lançamento desses documentos na escrita fiscal (SEF II ou SEF 2012) dos contribuintes.

O artigo 10 da Portaria SF n° 190/2011 estabelece que o contribuinte inscrito no CACEPE deve registrar as informações relativas a operações de circulação de mercadorias e prestações de serviço em arquivo digital, por meio do eDoc, exceto quando dispensado nos termos do Anexo 3 da Portaria SF n° 190/2011.

O Arquivo eDoc, contém os registros das operações e prestações sujeitas aos respectivos impostos, conforme leiaute, especificações e normas de preenchimento estabelecidos no Manual de Orientação do Arquivo, previsto no Anexo 2 da Portaria SF n° 190/2011, podendo compreender, entre outros documentos que registram a entrada ou a aquisição, a saída de mercadorias ou a prestação de serviços no âmbito do ICMS, nos termos do Anexo 4 da Portaria SF n° 190/2011

O Sistema de Escrituração Fiscal (SEF) é obrigatório para todas as empresas no Cadastro de Contribuintes do Estado de Pernambuco (CACEPE), sob o regime normal, conforme estabelecido no artigo 1° da Lei n° 12.333/2003.

Dispensa da obrigatoriedade

Os contribuintes dispensados da utilização do SEF estão relacionados:

a) no inciso XXVIIda Portaria SF n° 73/2003, para os períodos até agosto de 2012;

b) no Anexo 1da Portaria SF n° 190/2011, para os períodos de setembro de 2012 em diante.

c) no artigo 226, inciso II, do RICMS/PE, para os contribuintes obrigados à entrega da EFD ICMS/IPI.

Sistema Emissor de Documentos Fiscais (eDoc 2012)

O artigo 10 da Portaria SF n° 190/2011 estabelece que o contribuinte inscrito no CACEPE deve registrar as informações relativas a operações de circulação de mercadorias e prestações de serviço em arquivo digital, por meio do Sistema Emissor de Documentos Fiscais (eDoc), exceto quando dispensado nos termos do Anexo 3 da Portaria SF n° 190/2011.

Salienta-se que a alteração cadastral do contribuinte, passando a se enquadrar nas situações de dispensa previstas no Anexo 3 da Portaria SF n° 190/2011, não o dispensa da obrigação de registrar as informações relativas a operações de circulação de mercadorias e prestações de serviço em arquivo digital, por meio do Sistema Emissor de Documentos Fiscais (eDoc).

A partir do período fiscal setembro de 2012, os contribuintes obrigados a escriturar as notas fiscais por itens de mercadorias no SEF I ou SEF 2003 deverão fazê-lo no eDoc 2012, através da geração do arquivo digital eDoc extrato.

Até o período fiscal dezembro de 2019, a obrigatoriedade do eDoc extrato vale para os contribuintes que:

a) já entregavam o SEF I ou SEF 2003 com itens;

b) são beneficiários do PRODEPE, ainda que não estejam usufruindo do benefício;

c) realizam operações sujeitas à substituição tributária, na qualidade de contribuinte-substituto;

d) são usuários de outro sistema de processamento eletrônico de dados (PED) que não seja sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Nesse caso, aquele que somente emite documento fiscal por meio de NF-e ou ECF e não entregava o SEF I ou SEF 2003 por itens, não está obrigado à transmissão do eDoc extrato até dezembro de 2019 ou tenham optado, de forma irretratável, mediante requerimento à SEFAZ.

Conforme artigo 5° da Portaria SF n° 190/2011 e a informação disponível na SEFAZ/PE, a entrega ou substituição dos arquivos SEF deve ser feita por transmissão eletrônica de dados para os endereços disponibilizados via Internet, constantes do software adotado pela SEFAZ, obedecida a ordem cronológica dos períodos fiscais escriturados, separadamente por conteúdo de informação, observados os seguintes prazos:

Sistema Emissor de Documentos Fiscais (eDoc 2012)

A entrega ou substituição dos arquivos eDoc deve ser feita por transmissão eletrônica de dados para o endereço disponibilizado via internet, constante do software oficial disponibilizado pela SEFAZ, até o dia 15 do mês subsequente ao período fiscal a que se referir, conforme artigo 12 da Portaria SF n° 190/2011.

A sistemática da geração de documentos digitais é formada por dois módulos distintos: o Sistema Emissor de Documentos Fiscais (eDoc), especializado em registrar em documento digital os dados pertinentes às operações fiscais, e o Sistema de Escrituração Contábil e Fiscal (SEF), preparado para recepcionar os dados advindos de documentos fiscais gravados em papel ou em mídia digital e registrá-los em livro, mapa ou guia, no que lhes for pertinente.

Download do Programa de instalação SEF II ou SEF 2012 e do eDOC 2012

Para transmissão do SEF pela internet, também será necessário instalar o programa de transmissão SEFAZ-NET.

O leiaute do SEF I ou SEF 2003, nada mais é que o leiaute definido pelo Convênio ICMS 57/95, acrescido de alguns registros e campos específicos para os contribuintes do Estado de Pernambuco, registros estes que têm a função principal de atender aos procedimentos de apuração do imposto.

O leiaute do SEF II ou SEF 2012 e do eDoc 2012 está no Anexo 2 da Portaria SF n° 190/2011 e contém diversos blocos de informações que são utilizados, ou não, de acordo com a obrigatoriedade:

– Bloco 0- Identificação e referências;

– Bloco A- Documentos Fiscais do ISS;

– Bloco B- Livros de Registros Fiscais e Apuração do ISS;

– Bloco C- Documentos Fiscais do ICMS e do IPI – Mercadorias;

– Bloco D- Documentos Fiscais do ICMS – Serviços;

– Bloco E- Livros de Registros Fiscais e Apuração do ICMS e do IPI;

– Bloco F- Livros e Mapas de Controle;

– Bloco G- Informações Econômico-fiscais;

– Bloco H- Livro de Registro de Inventário;

– Bloco Z- Registros Complementares;

– Bloco 8- Informações Complementares da SEFAZ/UF;

– Bloco 9- Controle e encerramento;

A SEFAZ/PE disponibiliza planilhas com o leiaute dos documentos. As planilhas já estão separadas por documentos (arquivos independentes) com seus respectivos Blocos e Linhas relativamente aos documentos exigidos nesta primeira etapa.

Blocos do eDoc-Extrato:

Bloco 0- Identificação e referências

Bloco C- Documentos Fiscais do ICMS e do IPI – Mercadorias

Bloco 9- Controle e encerramento

Blocos do SEF 2012-ICMS- LA (Livros da Apuração):

Bloco 0- Identificação e referências

Bloco E- Livros de Registros Fiscais e Apuração do ICMS e do IPI

Bloco 9- Controle e encerramento

Blocos do SEF 2012-ICMS-GI (GIA, GIAM, GIAF):

Bloco 0- Identificação e referências

Bloco G- Informações Econômico-fiscais

Bloco 8- Informações Complementares da SEFAZ/UF

Bloco 9- Controle e encerramento

Blocos do SEF 2012-ICMS-RI (Registro de Inventário):

Bloco 0- Identificação e referências

Bloco H- Livro de Registro de Inventário

Bloco 9- Controle e encerramento

Blocos do SEF 2012-ICMS-LMC (Livro de Movimentação de Combustíveis):

Bloco 0- Identificação e referências

Bloco F- Livros e Mapas de Controle

Bloco 9- Controle e encerramento

Blocos do SEF 2012-ICMS-RIDF (Registro de Impressão de Documentos Fiscais):

Bloco 0- Identificação e referências

Bloco F- Livros e Mapas de Controle

Bloco 9- Controle e encerramento

Blocos do SEF 2012-ICMS-RV (Registro de Veículos):

Bloco 0- Identificação e referências

Bloco F- Livros e Mapas de Controle

Bloco 9- Controle e encerramento

As informações a serem prestadas no SEF II ou SEF 2012 variarão de acordo com o perfil econômico-fiscal do contribuinte, definido pela SEFAZ-NET a partir dos respectivos dados cadastrais. Assim, conforme o perfil do estabelecimento do contribuinte, pode ser determinado que este promova a escrituração de livros de documentos de informação de forma integral e mais ampla, como pode ser exigida a escrituração de forma mais sintética e simplificada.

O artigo 4° da Portaria SF n° 190/2011 relaciona os seguintes perfis econômico-fiscal:

1. a) ICMS – Integral, compreendendo as informações referentes ao RE, MR-ECF, RS, RAICMS, RAIPI, GIAM, GIA, GIAF, RI; (NR);
2. b) ICMS – Intermediário, compreendendo as informações referentes ao RE, MR-ECF, RS, RAICMS, RAIPI, GIAM, GIA, RI.

Segue quadro do perfil cadastral versus livros, mapas e guias de informações econômico-fiscais versus prazo, disponibilizado pela SEFAZ/PE:

No Estado de Pernambuco, o item 2 da alínea “a” do inciso IV e o inciso XVI do artigo 10 da Lei n° 11.514/97 em concomitância com a Portaria SF n° 150/2017 uniformizam a aplicação de penalidades referentes à entrega de documentação fiscal ou à respectiva substituição, relativamente ao Sistema de Escrituração Contábil e Fiscal (SEF), desta forma, serão aplicáveis as seguintes penalidades na hipótese de entrega fora do prazo ou de substituição de documento de informação econômico-fiscal, de arquivo magnético ou de arquivo digital do SEF:

Nesse sentido, o artigo 1° da Portaria SF n° 150/2017, prevê que na hipótese de entrega fora do prazo ou de substituição de documento de informação econômico-fiscal, de arquivo magnético ou de arquivo digital do Sistema de Escrituração Fiscal (SEF), devem ser aplicadas as penalidades abaixo:

a) em se tratando de documento de informação econômico-fiscal: R$ 407,92, por documento; e

b) em se tratando de arquivo magnético de usuário de sistema eletrônico de processamento de dados ou de arquivo digital do SEF: R$ 647,50,  por período fiscal em relação ao qual o referido arquivo tenha sido entregue fora do prazo ou quando tenha ocorrido a respectiva substituição.

Ressalta-se que no portal da SEFAZ/PE, são divulgados os valores referente às penalidades aplicáveis, no ano de 2019, pela falta de entrega dos arquivos eletrônicos.

A substituição de arquivos SEF, em momento posterior aos prazos fixados, somente pode ser realizada até o dia 28 do período fiscal subsequente aos referidos termos finais conforme prevê o § 3° do artigo 5° da Portaria SF n° 190/2011.

O prazo aludido acima, não se aplica nas seguintes hipóteses, situação em que a substituição poderá ser realizada em momento posterior ao prazo ali referido:

a) inconsistência na identificação ou na certificação digital;

b) substituição de arquivo que contenha as indicações “SEM DADOS INFORMADOS” ou “COM DADOS INFORMADOS”, mas sem conteúdo;

c) alteração de valor ou código na GIAM, com finalidade de ajustes no Índice de Participação dos Municípios (IPM), sendo desconsideradas quaisquer informações que impliquem mudança nos resultados da apuração ou outras não pertinentes inseridas adicionalmente no arquivo;

d) substituição de arquivo sem item de documento fiscal, sem GIAF ou sem Registro de Inventário quando estes forem obrigatórios;

e) substituição de arquivo em decorrência da situação em que o contribuinte venha a substituir o Arquivo SEF, nas hipóteses admitidas, relativo ao ICMS de período fiscal cuja escrituração já tenha sido apresentada, deve também substituir o Arquivo SEF relativo ao ISS, se obrigado, e vice-versa, observado o seguinte quanto ao segundo arquivo:

1 – deve ser substituído mesmo sem haver correção evidente a ser realizada; e

2 – não está sujeito à aplicação da penalidade prevista no artigo 6° da Portaria SF n° 190/2011.

f) retificação de escrituração que não possa ser realizada na forma definida no artigo 7°da Portaria SF n° 190/2011.

Salienta-se que em qualquer situação, a substituição de Arquivo SEF somente é acatada após análise da SEFAZ, que pode rejeitá-lo quando não atendido o disposto na Portaria SF n° 190/2011.

Caso o contribuinte não entregue no prazo o arquivo SEF é cobrado multa por atraso.

A multa deve ser recolhida através do DAE 10.

Veja aqui como emitir DAE de “MULTA DOCUMENTO ECONÔMICO FISCAL FORA DO PRAZO” e “MULTA SUBSTITUIÇÃO DE DOCUMENTO ECONÔMICO FISCAL”.

Após o pagamento da multa, o contribuinte poderá enviar o SEF via internet.

Além disso, de acordo com o artigo 34-A da Lei n° 11.514/97, ao sujeito passivo obrigado a escriturar o Registro de Inventário por meio do Sistema de Escrituração Contábil e Fiscal (SEF), presume-se inexistência de estoque a transmissão do mencionado livro fiscal sem dados informados.

Ferramentas auxiliares do SEF II ou SEF 2012