A Portaria CAT – 85, de 4-9-2007 disciplina a forma, condições e prazos que deverão ser observados pelos contribuintes para que sejam registrados eletronicamente na Secretaria da Fazenda os documentos fiscais para os quais deva ser gerado o respectivo Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF, conforme previsto no artigo 212-P do Regulamento do ICMS, a saber:

1 – Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;

2 – Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2;

3 – Cupom Fiscal, emitido por meio de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF.

Nota: o disposto acima não se aplica à Nota Fiscal de Venda a Consumidor “On-line” – NFVC-“On-line”, modelo 2, de que trata o artigo 212, inciso II do RICMS-SP.

1) Envio de dados relativos à Nota Fiscal de Venda a Consumidor – Modelo 2

1.1) Para este modelo de nota fiscal não é necessária a instalação de programa ou configuração especial para fazer o envio dos dados, que se dá por meio do sistema da Nota Fiscal Paulista. O acesso a este sistema pode ser feito pelo próprio contribuinte ou pelo seu contador utilizando a senha do Posto Fiscal Eletrônico.

1.2) O registro da Nota Fiscal pode ser feito de duas formas distintas. A primeira é digitar na tela do próprio sistema os dados das Notas Fiscais emitidas no período, a segunda é por meio do envio de um arquivo contendo os seus dados, sendo que este arquivo deverá ter o leiaute descrito na Portaria CAT 85/2007.

1.3) Para digitar os dados da nota fiscal, após acessar o sistema, seguir os procedimentos descritos no item 7 do Manual da Nota Fiscal Paulista para Contribuintes e Contadores.

2) Envio de arquivos relativos a Cupons Fiscais.

2.1) O envio destes arquivos também é feito diretamente no sistema da Nota Fiscal Paulista.

2.2) Para efetuar a transmissão, acesse o menu Enviar Arquivo – Cupom Fiscal. Será apresentada tela onde será possível selecionar e enviar o arquivo com as informações contidas no Emissor de Cupom Fiscal.

2.3) Para maiores informações sobre como extrair o arquivo do ECF, consulte a Portaria CAT 52/07 e suas alterações.

3) Registro de Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A

3.1) O contribuinte ou contabilista deverá gerar os arquivos conforme o leiaute especificado na Portaria CAT 102/07 com as informações a serem transmitidas ou poderá gerar o arquivo através da digitação dos dados e realizar o posterior envio.

3.2) O registro da nota fiscal modelo 1 e 1A DEVE ser efetuado por meio do software TD-REDF, disponível no Portal da Nota Fiscal Paulista, na seção “Manuais e Aplicativos”.

3.3) Os procedimentos para instalação do aplicativo e envio dos arquivos estão disponíveis no Manual do TD – REDF.

4) Existe também a possibilidade de preenchimento da Nota Fiscal de Venda a Consumidor On-line.

4.1) A Nota Fiscal On-line pode substituir a Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2) e, em situações de contingência do Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), pode substituir o Cupom Fiscal. Para mais informações sobre a emissão da Nota Fiscal On-line, consulte a Portaria CAT 94/2007 e o item 6 do Manual do Contribuinte e Contabilista da NFP.

5) Após o envio e processamento dos arquivos, o contribuinte poderá consultar os documentos fiscais enviados no sistema na Nota Fiscal Paulista na opção “Consultar – Documentos Fiscais”, a fim de conferir se eles foram incluídos corretamente no sistema.

6) Para resolver eventuais problemas na transmissão dos arquivos, deverá ser consultado o FAQ Técnico da Nota Fiscal Paulista.

7) Caso seja necessário efetuar a correção de algum arquivo já enviado, esta deverá ser feita dentro do prazo determinado no artigo 10 da Portaria CAT 85/2007. Decorrido este prazo, a retificação somente poderá ser efetuada mediante requerimento dirigido ao Posto Fiscal de sua vinculação, com os elementos comprobatórios dos dados corretos, antes do início de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização relacionada com a infração.

A transmissão dos arquivos (ou digitação dos dados) relativos à Nota Fiscal Modelo 2 e ECF DEVE ser feita dentro do sistema da Nota Fiscal Paulista, no endereço eletrônico https://www.nfp.fazenda.sp.gov.br

A digitação ou transmissão dos dados relativos à Nota Fiscal modelo 1 ou 1A DEVE ser feita por meio do programa TD-REDF Transmissor de Dados para Registro Eletrônico, disponível no endereço eletrônico http://www.transmissornfp.fazenda.sp.gov.br/index.htm

Os contribuintes devem efetuar o registro eletrônico de documentos fiscais na Secretaria da Fazenda nos prazos a seguir indicados, conforme o 8º dígito de seu número de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ (12.345.678/xxxx-yy).

O Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF é o conjunto de informações armazenadas eletronicamente na Secretaria da Fazenda que correspondem aos dados do documento fiscal informados pelo contribuinte emitente.

O sistema da Nota Fiscal Paulista não permite o registro de documentos fiscais fora dos prazos previstos na legislação. Para esses casos, o contribuinte/contabilista poderá protocolar uma denúncia espontânea.

Regulamentado pela Portaria CAT 85/2007.

A denúncia será realizada em qualquer Posto Fiscal da Secretaria da Fazenda.

Documentos:

• Requerimento de registro do arquivo fora do prazo (denúncia espontânea) assinado pelo representante legal da empresa ou procurador devidamente habilitado;
• Informar no requerimento o período de emissão e o modelo dos documentos fiscais que não foram registrados eletronicamente no prazo na Sefaz;
• Original e cópia de documento que permita a comprovação da identidade do signatário do pedido (RG, CNH);
• Procuração (original e cópia) outorgando poderes ao signatário, se for o caso; e
• Arquivo digital – obrigatório somente no caso de inclusão de REDF de Cupom Fiscal.

O protocolo deve estar instruído com os devidos elementos comprobatórios e deve ser realizado antes de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização relacionada com a infração.

O contribuinte emitente deve cancelar o Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF sempre que o documento fiscal que lhe tiver dado origem for cancelado.

Para cancelar o Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF, o contribuinte emitente do correspondente documento fiscal registrado deve acessar o sistema eletrônico da Secretaria da Fazenda na Internet, e selecionar uma das seguintes opções:

1 – no caso da Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, “Cancelar REDF de NF”;

2 – no caso da Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, “Cancelar REDF de NFVC”

O Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF deve ser cancelado no prazo de 10 (dez) dias, contados da data do cancelamento do respectivo documento fiscal.

O cancelamento do Registro Eletrônico de Documento Fiscal – REDF relativo a Cupom Fiscal será automaticamente processado no ambiente eletrônico da Secretaria da Fazenda, por ocasião do recebimento de arquivo digital, transmitido nos termos do disposto no item 3 do tópico 4. PROCEDIMENTOS, que contenha os dados do cancelamento do correspondente documento fiscal registrado.

• PORTARIA CAT Nº 85/2007